Aviso de Privacidad HIPAA

Vigente a partir de: Febrero de 2018 | In English

 

Aviso de prácticas de privacidad

Este aviso se le envía de conformidad con las reglamentaciones sobre privacidad establecidas como resultado de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA, por sus siglas en inglés) de 1996. Este aviso conjunto de prácticas de privacidad describe cómo puede utilizarse y divulgarse su información médica, y cómo usted puede acceder a su información. Este aviso se aplica a toda su información médica creada o mantenida por Privia (“Privia” se define mejor en la Sección D de este aviso). Lea detenidamente este aviso.

A. Nuestro compromiso con su privacidad

Privia ha asumido el compromiso de proteger la privacidad de su información sobre la salud. Tenemos la obligación legal de (i) mantener la privacidad de su información sobre la salud; (ii) proporcionarle este aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información sobre la salud; (iii) cumplir con los términos del aviso de prácticas de privacidad que se encuentran vigentes en la actualidad; y (iv) notificarle si se produce una violación respecto de su información sobre la salud. También debemos proporcionarle la siguiente información importante: (a) cómo podemos usar y divulgar su información sobre la salud; (b) sus derechos de privacidad; y (c) nuestras obligaciones relativas al uso y a la divulgación de su información sobre la salud.

Este Aviso de prácticas de privacidad NO constituye una autorización, sino que describe cómo nosotros, nuestros socios comerciales y sus subcontratistas podrán usar y divulgar su Información sobre la salud protegida para llevar a cabo el tratamiento, el pago u operaciones de atención médica, y para otros fines autorizados o exigidos por ley. También describe sus derechos de acceder a su Información sobre la salud protegida y controlarla.

“Información sobre la salud protegida” (“PHI”, por sus siglas en inglés) significa información que le identifica en forma individual; e incluye información demográfica e información relacionada con su estado de salud física o mental pasado, presente o futuro, o con servicios de atención médica relacionados.

Los términos de este aviso se aplican a toda la PHI sobre usted creada o mantenida por Privia. Nos reservamos el derecho de revisar o modificar este aviso en cualquier momento. Cualquier revisión o modificación a este aviso se aplicará a todos los registros sobre usted que hayamos creado o mantenido en el pasado, y a cualquier registro sobre usted que podamos crear o mantener en el futuro. Publicaremos en internet una copia del aviso que se encuentra vigente en: http://www.priviahealth.com/aviso-de-privacidad-hipaa/ y usted podrá solicitar, en cualquier momento, una copia de nuestro aviso más actualizado.

B. Resumen de este aviso

1. Podremos usar y compartir su información para:

  • Brindar atención y tratamiento
  • Facturar o intentar cobrar servicios que hayamos proporcionado
  • Llevar adelante nuestras actividades comerciales
  • Presentar informes ante entidades de salud y seguridad pública
  • Llevar adelante determinadas actividades
    de investigación
  • Responder a pedidos de donación de órganos y tejidos
  • Colaborar con un funcionario encargado de investigar muertes súbitas o un director de servicios funerarios
  • Responder solicitudes vinculadas con el seguro de accidentes de trabajo, la aplicación de la ley y otros pedidos del gobierno
  • Ejercer la defensa en juicios y acciones legales

Para obtener más información, consulte la Sección E que aparece a continuación.

2. Usted puede tomar algunas decisiones respecto del modo en que usamos y compartimos información:

  • Cuando compartimos información con sus familiares y amigos
  • Cuando participamos en servicios de asistencia en caso de desastre
  • Respecto de su información confidencial sobre la salud
  • Cuando comercializamos nuestros servicios
  • Cuando usted paga servicios de su bolsillo
  • Cuando llevamos adelante determinadas actividades de investigación

Para obtener más información, consulte las Secciones F y G que aparecen a continuación.

3. Usted tiene derecho a:

  • Obtener una copia de su expediente médico
  • Solicitar una corrección de su expediente médico
  • Establecer de qué manera desea que nos comuniquemos con usted
    Pedirnos que limitemos aún más la información que compartimos
  • Obtener una lista de las personas con las cuales hemos compartido su información
  • Obtener una copia de este aviso de privacidad
  • Elegir a una persona para que actúe en
    su nombre si usted no puede tomar sus propias decisiones
  • Presentar una denuncia si usted considera que se han violado sus derechos de privacidad

Para obtener más información, consulte la Sección G que aparece a continuación.

C. Contacto para preguntas

Para obtener más información o para hacer preguntas sobre las políticas de privacidad de Privia Medical Group, comuníquese con:

Privacy Officer
950 N Glebe Rd, Suite 4000
Arlington, VA 22203
(571) 317-0679
compliance@priviahealth.com

D. Personas/entidades cubiertas por este aviso

Su proveedor forma parte de una Entidad cubierta afiliada (“ACE”, por sus siglas en inglés) en virtud de su afiliación con un miembro de la familia de Privia Medical Group o de Privia Quality Network (Red de integración clínica y Organización de atención médica responsable de Privia Health) (en conjunto, “Privia”). A efectos de cumplir con los requisitos federales de privacidad y seguridad, las entidades descritas anteriormente se han designado a sí mismas como ACE. Estas entidades son de propiedad común o se encuentran bajo control común, y han acordado adoptar, para sí mismas, la figura de “entidad cubierta” en virtud de la HIPAA. Los proveedores de Privia siguen los términos de este aviso al brindar servicios a través de Privia y, si bien cada centro de atención es independiente desde el punto de vista legal y debe asumir responsabilidad por sus actos, Privia coordinará prácticas de privacidad entre todos sus centros de atención. La información del paciente se comparte en toda la ACE para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica vinculados con la ACE. Su PHI se puede compartir en toda la ACE para fines de tratamiento, pago y atención médica. Cuando se comparte PHI para operaciones de atención médica, la persona o la organización que use su PHI debe tener una relación con usted, salvo que su PHI se utilice para fines de aseguramiento de la calidad, análisis de la utilización y revisión por colegas médicos.

NOTA: Este aviso se aplica a todos los proveedores afiliados a Privia, incluidos los miembros de Privia Medial Group Mid-Atlantic, Privia Medical Group – Georgia, Privia Medical Group – Gulf Coast, y Privia Medical Group – North Texas. Las entidades con centros de atención independientes pertenecientes a proveedores de Privia son socios comerciales de Privia en virtud de la HIPAA. Se puede consultar la lista completa de proveedores de Privia a los cuales se aplica este Aviso de prácticas de privacidad en: http://www.priviahealth.com/aviso-de-privacidad-hipaa/.

IMPORTANTE: Privia podrá divulgar su PHI a miembros del grupo médico de Privia y otros profesionales médicos independientes a fin de brindar tratamiento, gestionar pagos y llevar adelante operaciones de atención médica. Si bien esos profesionales han aceptado regirse por este aviso y participar en el programa de privacidad de Privia, son profesionales independientes y Privia se exime expresamente de toda responsabilidad por sus actos u omisiones en relación con su atención o sus derechos de privacidad/seguridad.

E. Uso y divulgación de la información sobre la salud que le identifica individualmente (PHI)

  1. Tratamiento. Privia podrá utilizar o compartir su PHI para brindar tratamiento médico o servicios para usted y gestionar y coordinar su atención médica. Privia podrá divulgar su PHI a médicos y proveedores de atención médica, proveedores de equipo médico duradero, centros quirúrgicos, hospitales, terapeutas de rehabilitación, proveedores de atención médica en el hogar, laboratorios, enfermeros administradores de casos, tasadores del seguro de accidentes de trabajo, etc., a fin de garantizar que sus proveedores médicos cuenten con la información necesaria para realizar su diagnóstico y brindarle el tratamiento necesario. Por ejemplo, es posible que un médico que le brinde tratamiento por una fractura en una pierna necesite saber si usted tiene diabetes, porque la diabetes puede afectar el proceso de curación. Privia también puede divulgar su PHI a personas que participan directamente en su atención, lo cual incluye a familiares, amigos u otros proveedores de atención. Si participa en una visita virtual (telesalud), su información se compartirá de manera electrónica mediante una transmisión segura a fin de facilitar
    tal visita.
  2. Pago. Privia podrá usar y divulgar su PHI para facturar los servicios prestados y realizar cobros de planes de salud u otras entidades. Por ejemplo, podemos divulgar PHI a su plan de seguro de salud para que pague sus servicios, determine su elegibilidad para la cobertura u obtenga la aprobación previa de la aseguradora para cubrir el pago del tratamiento. Privia también podrá usar y divulgar su PHI a fin de obtener pagos de terceros que puedan ser responsables por tales costos, incluidos familiares. Privia también podrá divulgar su información a una agencia de cobro para poder cobrar pagos vencidos o a una agencia reguladora o compañía de seguros para determinar si los servicios que proporcionamos eran médicamente necesarios o si se facturaron de manera adecuada.
  3. Operaciones de atención médica. Privia podrá usar y divulgar su PHI para administrar nuestras prácticas, mejorar su atención y comunicarse con usted cuando resulte necesario. Por ejemplo: Podremos usar o divulgar su PHI: (1) para llevar a cabo actividades de aseguramiento de la calidad o relacionadas con la seguridad de los pacientes, actividades basadas en la población vinculadas con la mejora de la salud o la reducción de los costos de la atención médica, administración de casos y coordinación de la atención, y para comunicarnos con sus proveedores de atención médica y con usted para brindarles información sobre alternativas de tratamiento; (2) al llevar a cabo programas de capacitación o realizar actividades de acreditación o certificación profesional; (3) al llevar a cabo o coordinar revisiones médicas, servicios legales y funciones de auditoría; y (4) para llevar a cabo nuestra gestión y administración de manera adecuada, lo cual incluye servicio al cliente, resolución de quejas, planificación estratégica, etc. Además, podemos usar o divulgar información no identificada o un conjunto de datos limitado para determinados fines de operaciones de atención médica. También podremos registrar su visita para facilitar la documentación relativa a la atención recibida de su proveedor mediante un servicio de secretaría o de secretaría virtual.
  4. Recordatorios de citas, registro y resultados. Privia podrá usar y divulgar su PHI para comunicarse con usted y recordarle una cita. Privia podrá usar una planilla de firmas que se mantendrá en el escritorio de recepción, y llamarle por su nombre en la sala de espera cuando su proveedor esté listo para atenderle. Privia también podrá usar su PHI para comunicarse con usted en relación con los resultados de sus pruebas. Privia podrá dejar un mensaje para recordarle una cita o informarle los resultados de determinadas pruebas, pero proporcionará la información mínima necesaria para comunicar esta información.
  5. Opciones de tratamiento y beneficios y servicios relacionados con la salud. Privia podrá usar y divulgar su PHI para informarle sus opciones o alternativas de tratamiento, como así también determinados beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés. Privia también podrá usar y divulgar su PHI para describir productos o servicios relacionados con la salud (o el pago por tales productos o servicios) proporcionados a través de su plan de beneficios, u ofrecer información sobre otros proveedores que participen en una red de atención médica en la cual nosotros participemos.
  6. Divulgación de información a familiares o amigos. Privia podrá divulgar su PHI a personas que participen en su atención o tratamiento, o que sean responsables del pago de su atención o tratamiento. Si usted se encuentra incapacitado, podremos divulgar su PHI a la persona designada en su Poder notarial permanente para atención médica o a su representante personal (la persona autorizada por ley a tomar decisiones relacionadas con la salud por usted). En caso de desastre, su PHI podrá divulgarse a organizaciones de asistencia a fin de coordinar su atención o para notificar a familiares o amigos dónde y en qué situación se encuentra usted.
  7. Divulgaciones requeridas por ley. Privia usará y divulgará su PHI cuando así lo exijan las leyes federales, estatales o locales. Por ejemplo, Privia podrá divulgar PHI a efectos de cumplir con leyes sobre denuncia de abusos contra niños y ancianos, o para informar determinadas enfermedades, lesiones o muertes a agencias estatales o federales.

F. Uso y divulgación de su PHI en determinadas circunstancias especiales

  1. Información proporcionada para fines relacionados con la salud pública. Privia podrá divulgar su PHI para determinados fines vinculados con la salud pública, y es posible que la ley le exija hacerlo con esos fines. Por ejemplo, Privia podrá divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA, por sus siglas en inglés) en relación con la calidad y seguridad de un producto o una actividad regulados por la FDA, para prevenir o controlar enfermedades, informar nacimientos y muertes, informar casos de abuso o abandono infantil, informar reacciones a medicamentos o problemas con productos relacionados con la salud, notificar el retiro del mercado de determinados productos o informar que una persona puede haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o contagiar una enfermedad o afección. Además, Privia podrá extender constancias de vacunación a una escuela que exija el registro de vacunación de un paciente como condición para inscribir o admitir a un estudiante, si usted ha acordado informalmente divulgar esta información para sí mismo o en representación de otra persona que es su dependiente legal.
  2. Actividades de supervisión de la salud. Privia podrá divulgar su PHI a una agencia de supervisión de la salud en relación con investigaciones, inspecciones, auditorías, encuestas; medidas disciplinarias y el otorgamiento de licencias; y en determinados procedimientos o acciones civiles, administrativos y penales, u otras actividades de supervisión de la salud conforme lo autorice la ley.
  3. Juicios y controversias. Privia podrá divulgar su PHI en respuesta a una orden judicial o administrativa, citación, pedido de exhibición obligatoria de pruebas u otros procesos legales. No obstante, si no se emite una orden judicial, Privia habitualmente divulga su PHI si usted lo ha autorizado, o si se ha procurado informarle acerca de este pedido o lograr que se dicte una orden que proteja la información solicitada. Su información también podrá divulgarse si resulta necesario para la defensa legal de Privia en un juicio.
  4. Cumplimiento de las leyes. Privia podrá divulgar su PHI si así lo exige un funcionario encargado de hacer cumplir las leyes: (a) en relación con la víctima de un delito en determinadas situaciones, si no logramos obtener la aceptación de esa persona; (b) en relación con una muerte que entendamos que fue el resultado de una conducta delictiva; (c) en relación con una conducta delictiva que tenga lugar en nuestras instalaciones; (d) en respuesta a un mandamiento judicial, emplazamiento, orden judicial, citación u otro proceso legal similar; (e) para identificar/ubicar a un sospechoso, testigo importante, fugitivo o persona desaparecida; o (f) en una emergencia, para denunciar un delito (incluido el lugar o la(s) víctima(s) del delito, o la descripción, identidad o ubicación del autor).
  5. Pacientes fallecidos. Privia podrá divulgar su PHI a un funcionario encargado de investigar muertes súbitas o médico forense para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. Además, podremos divulgar la PHI necesaria para que los directores de servicios funerarios cumplan con sus responsabilidades.
  6. Donación de órganos y tejidos. Privia podrá divulgar su PHI a organizaciones que se ocupan de la obtención o el trasplante de órganos, ojos o tejidos, lo cual incluye bancos de donación de sangre u órganos, según resulte necesario para facilitar la donación y el trasplante si usted es donante.
  7. Investigación. Privia podrá usar y divulgar su PHI a investigadores a efectos de llevar a cabo una investigación con su autorización escrita o cuando la investigación haya sido aprobada por una Junta de revisión institucional, y cumpla con las disposiciones de la ley que rige las investigaciones. En algunos casos, es posible que una Junta de privacidad dispense del requisito del consentimiento del paciente.
  8. Riesgos graves para la salud o la seguridad. Privia podrá usar y divulgar su PHI cuando resulte necesario a fin de reducir o prevenir un riesgo grave para su salud y seguridad, o la salud y seguridad de otra persona o del público. En estas circunstancias, solamente realizaremos divulgaciones a una persona u organización que pueda ayudar a prevenir este riesgo.
  9. Fuerzas militares, seguridad nacional y otros organismos gubernamentales especializados: Si usted forma parte de las fuerzas militares o participa en el sector de seguridad nacional o en servicios de inteligencia, Privia podrá divulgar su PHI a funcionarios autorizados. Privia también podrá divulgar su PHI a funcionarios federales autorizados a fin de proteger al presidente, a otros funcionarios o a jefes de estado extranjeros, o a fin de llevar a cabo determinadas investigaciones.
  10. Seguro de accidentes de trabajo. Privia divulgará solamente la PHI que resulte necesaria a efectos del seguro de accidentes de trabajo, en cumplimiento de las leyes sobre seguro de accidentes de trabajo. Esta información puede ser proporcionada a su empleador o al representante de su empleador en caso de lesión o enfermedad laboral.
  11. Personas detenidas. Si usted está detenido o está en custodia de un funcionario encargado de hacer cumplir las leyes, Privia podrá divulgar su PHI a instituciones correccionales o a funcionarios encargados de hacer cumplir las leyes según sea necesario: (a) para que la institución le brinde servicios de atención médica; (b) para la seguridad del funcionario encargado de hacer cumplir las leyes o de la institución correccional; o (c) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otras personas.
  12. Menores. Si usted es menor (generalmente, una persona de menos de 18 años), podremos divulgar su PHI a su padre/madre o tutor, salvo que esté prohibido por ley.

G. Sus derechos de privacidad en relación con su PHI

  1. Inspección y copias. Podrá solicitar una copia o solicitar inspeccionar la PHI que se utiliza para tomar decisiones sobre su caso, lo cual incluye expedientes médicos y registros de facturación e informes de análisis de laboratorio y de estudios por imágenes. Tiene derecho a obtener una copia electrónica si podemos generarla de manera inmediata en la forma y el formato solicitados, o podrá solicitar que le proporcionemos una copia impresa de su expediente. También puede solicitar un resumen de su expediente. Le proporcionaremos información sobre su salud a usted o a la persona a quien usted designe para recibirla, habitualmente en el término de treinta (30) días a partir de su solicitud. Privia podrá cobrar un cargo razonable basado en los costos para cubrir el costo de las copias, los envíos por correo, la mano de obra y los suministros asociados con su pedido. Privia podrá denegar su solicitud para inspeccionar o copiar información en algunas circunstancias limitadas. No obstante, usted podrá solicitar que reconsideremos la denegación. En algunas situaciones, es posible que su proveedor, según su criterio profesional, considere que acceder a su expediente médico no es conveniente para usted. Según cuál sea el motivo de la decisión de denegar una solicitud, es posible que le solicitemos a otro proveedor con licencia elegido por nosotros que realice una revisión de su solicitud y la denegación de este pedido.
  2. Comunicaciones confidenciales. Puede solicitar por escrito que nos comuniquemos con usted de un modo específico o que enviemos la correspondencia a otra dirección. Por ejemplo, puede solicitar que nos comuniquemos con usted a su hogar, en vez de contactarle en su lugar de trabajo o por correo. Privia aceptará todos los pedidos razonables. No se le pedirá que indique un motivo para su pedido. Cumpliremos con su pedido si es razonablemente posible para nosotros.
  3. Modificación. Puede solicitar una corrección o modificación de su PHI si considera que es incorrecta o está incompleta. Usted puede presentar una solicitud por escrito para que se realice una corrección o modificación mientras su PHI sea mantenida por Privia o para esta. En las solicitudes se debe proporcionar un motivo o una explicación que justifique el pedido. Privia denegará su solicitud si esta no se presenta por escrito o si, a criterio del proveedor, la información: (a) es exacta y completa; (b) no forma parte de la PHI mantenida por Privia o para esta; (c) no forma parte de la PHI que usted tiene derecho a inspeccionar y copiar; o (d) no fue creada por Privia, salvo que la persona o entidad que haya creado la información no se encuentre disponible para modificar la información. Privia le enviará una notificación por escrito en el término de sesenta (60) días si no podemos satisfacer su pedido.
  4. Rendición de cuentas de las divulgaciones. Usted podrá solicitar una rendición de cuentas de determinadas divulgaciones de su PHI por parte de Privia. En este documento se enumerarán las ocasiones en que Privia haya divulgado su PHI, pero no se incluirán las divulgaciones realizadas para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica; divulgaciones exigidas por ley y otras divulgaciones específicas (como cualquiera que se haya realizado por pedido suyo). Su solicitud debe presentarse por escrito e indicar el período para el cual desea que se rinda cuenta de las divulgaciones (que no podrá ser superior a seis (6) años antes de la fecha en que presente la solicitud). Privia proporcionará una rendición de cuentas por año en forma gratuita, pero cobrará un cargo razonable, basado en los costos, si usted solicita otro en el término de doce (12) meses. Privia le informará cuál es el costo de una solicitud adicional, y usted podrá dejar sin efecto su pedido sin incurrir en ningún gasto.
  5. Solicitudes de restricciones. Tiene derecho a solicitar que Privia no use ni comparta su PHI con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. No tenemos la obligación de aceptar su solicitud, y podremos denegarla si consideramos que podría afectar su atención. Si usted paga de su bolsillo la totalidad del costo de un servicio o artículo de atención médica, puede pedirnos que no compartamos esa información a efectos del pago o de nuestras operaciones con su compañía de seguros de salud. En ese caso, aprobaremos su pedido, salvo que estemos obligados específicamente por ley a compartir esa información.
  6. Exclusión del Centro de intercambio de información sobre la salud: Usted tiene el derecho de excluirse de la posibilidad de que la información de sus expedientes médicos se divulgue a un Centro de intercambio de información sobre la salud (“HIE”, por sus siglas en inglés) o a través de un centro de este tipo (por ejemplo, Surescripts, Commonwell, CareQuality, también conocida como The Sequoia Project, ConnectVirginia o el Chesapeake Regional Information System for our Patients, Inc. (“CRISP”)). No obstante, la información que se envíe a un HIE o mediante un HIE antes de procesar su exclusión podrá continuar en poder del HIE y se podrá acceder a esta información a través del HIE. Usted debe excluirse de la posibilidad de que se divulgue información a un HIE o mediante un HIE a través de cada proveedor a cargo del tratamiento individual que participe en un determinado HIE. Consulte I. USO DE TECNOLOGÍA PARA MEJORAR LA ATENCIÓN MÉDICA a continuación para obtener más información sobre el HIE.
  7. Derecho a recibir un aviso si se produce una violación de información médica/de facturación no protegida. Usted tiene derecho a recibir un aviso inmediato por escrito si se produce una violación de su PHI que pueda haber afectado la privacidad o seguridad de su información.
  8. Derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si ha acordado recibir el aviso por vía electrónica. También podrá obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web: http://www.priviahealth.com/aviso-de-privacidad-hipaa/
  9. Derecho a presentar una queja. Si considera que se han violado sus derechos, podrá presentar una queja en nuestras oficinas o ante la Oficina de Derechos Civiles de la Secretaría del Departamento Servicios Humanos y de Salud (“HHS”, por sus siglas en inglés), [Department of Health and Human Services, Office for Civil Rights, 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201], llamando al 1-877-696-6775 o visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/. Todas las quejas deben presentarse por escrito. Usted no recibirá ninguna sanción por presentar una queja.

H. Información adicional

  1. Portal para pacientes y otra correspondencia electrónica del paciente. Privia podrá usar y divulgar su PHI a través de varios portales para pacientes seguros que le permiten ver, descargar y transmitir información médica y de facturación específica, y comunicarse con determinados proveedores de atención médica de un modo seguro a través del portal. Para obtener más información sobre el portal para pacientes de Privia, visite nuestro sitio web en
    http://www.priviahealth.com/signin.
  2. Su información de contacto: Dirección particular y dirección de correo electrónico/teléfonos. Si usted nos proporciona una dirección particular o una dirección de correo electrónico, un número de teléfono particular/laboral/celular u otra información de contacto durante cualquier proceso administrativo o de registro, entenderemos que la información que nos proporcionó es exacta y que presta su consentimiento para que usemos esta información a fin de comunicarnos con usted acerca de su tratamiento, pago por servicios y operaciones de atención médica. Es su responsabilidad notificarnos acerca de cualquier cambio en esta información. Privia se reserva el derecho de encomendar a terceros la actualización de esta información en los registros de la compañía, según sea necesario.
  3. Envío por correo electrónico o descarga de PHI. Si usted nos envía información médica o de facturación desde una dirección de correo electrónico privada (como una cuenta de Yahoo, Gmail, etc.), es posible que esa información no se encuentre segura. Le recomendamos que, para comunicarse con nosotros, use un portal de mensajería seguro, como su portal para pacientes de Privia. Si usted solicita que Privia envíe por correo electrónico su PHI a una dirección de correo electrónico privada, se la enviaremos encriptada, salvo que solicite lo contrario. Si nos solicita que carguemos su información en un buzón virtual, en una memoria externa, en un CD, etc., es posible que su información no se encuentre segura. Privia no es responsable de la privacidad ni de la seguridad de su PHI si usted solicita que se la enviemos de un modo que no es seguro, o si la descarga o la publica en un buzón virtual, memoria externa, CD u otro medio que no es seguro. Privia tampoco tendrá responsabilidad alguna si su PHI se vuelve a divulgar, se daña, se altera o si un destinatario autorizado la usa de otra manera indebida. Además, si usted comparte una cuenta de correo electrónico con otra persona (por ejemplo, su cónyuge/pareja/compañero de habitación) u opta por almacenar, imprimir, enviar por correo electrónico o publicar su PHI, es posible que no sea privada ni segura.
  4. Información confidencial sobre la salud. Las leyes federales y estatales brindan protección especial para determinados tipos de información sobre la salud, lo cual incluye notas sobre psicoterapia, información sobre trastornos de consumo de sustancias y su tratamiento, salud mental y sida/VIH u otras enfermedades contagiosas, y podrá limitar la posibilidad de que divulguemos información sobre usted a otras personas, y cómo podemos divulgar esa información.
  5. Registros e información sobre trastornos de consumo de sustancias. La confidencialidad de los registros de pacientes mantenidos por programas de rehabilitación por trastornos de consumo de sustancias que reciben asistencia federal se encuentra protegida por las leyes y reglamentaciones federales. En general, esos programas no están autorizados a divulgar ninguna información que indicaría que una persona está afectada por un trastorno de consumo de sustancias, o está recibiendo tratamiento por un trastorno de esa naturaleza, salvo que:
    a. la persona preste su consentimiento por escrito;
    b. la divulgación sea autorizada mediante una orden judicial;
    c. la divulgación se realice a personal médico en una emergencia médica o a
    personal calificado para fines de investigación, auditoría o evaluación de
    programas; o
    d. según lo autorice la ley de otro modo.
    La violación de estas normas y reglamentaciones constituye un delito. Las presuntas violaciones pueden denunciarse ante las autoridades correspondientes de conformidad con las reglamentaciones federales. Las leyes y reglamentaciones federales no protegen la información sobre un delito cometido por un paciente, sea en el marco del programa o contra cualquier persona que trabaje para el programa, ni en relación con la amenaza de cometer un delito de ese tipo. Las leyes y reglamentaciones federales no impiden que la información sobre un presunto abuso o abandono infantil sea denunciada en virtud de la legislación estatal ante las autoridades estatales o locales correspondientes.
  6. Consentimiento para divulgar información confidencial sobre la salud y sobre trastornos de consumo de sustancias. Durante el proceso de registro, usted presta su consentimiento para la divulgación de información sobre casos de trastornos de consumo de sustancias que reciben asistencia federal, información sobre el tratamiento de enfermedades contagiosas e información sobre salud mental, a los fines especificados en este aviso. Si usted no desea que se divulgue esta información, debe notificarnos por escrito, y nosotros determinaremos si podemos aceptar su solicitud.
  7. Divulgaciones incidentales. Pese a nuestros esfuerzos por proteger su privacidad, es posible otras personas que no participan en su atención escuchen o vean su PHI. Por ejemplo, otras personas del consultorio de su proveedor podrían escuchar una conversación sobre usted o ver que usted está recibiendo tratamiento. Estas divulgaciones incidentales no constituyen una violación de la HIPAA.
  8. Socios comerciales. Su PHI podrá divulgarse a personas o entidades que brinden servicios a Privia o en representación de esta. De conformidad con la HIPAA, Privia exige que estas compañías firmen acuerdos de asociación comercial o de confidencialidad antes de dar a conocer su PHI. No obstante, en general, Privia no controla las actividades comerciales, la privacidad ni las operaciones de seguridad de los socios comerciales.
  9. Autorización para otros usos y divulgaciones. Privia obtendrá su autorización por escrito para usos y divulgaciones que no estén identificados por este aviso, o que la ley aplicable exija o permita de otro modo. Cualquier autorización que usted proporcione sobre el uso y la divulgación de su PHI puede revocarse en cualquier momento, por escrito. A partir de la revocación de su autorización, dejaremos de usar o de divulgar su PHI por los motivos indicados en dicha autorización. No obstante, su revocación no afectará las medidas que ya hayamos tomado; en otras palabras, no podremos revertir la divulgación de PHI.

I. USO DE TECNOLOGÍA PARA MEJORAR LA ATENCIÓN MÉDICA

El Centro de intercambio de información sobre la salud (HIE) permite a sus proveedores de atención médica compartir, en forma rápida y segura, su información sobre la salud por vía electrónica en una red de proveedores de atención médica, que incluye médicos, hospitales, laboratorios y farmacias. Su información sobre la salud se transmite de manera segura y solamente pueden acceder a sus datos los proveedores de atención médica autorizados que tienen un motivo válido para hacerlo.

¿De qué manera le ayuda el HIE?

Tener mejor acceso a la información nos permitirá brindar mejor atención a nuestros pacientes.

  • Mejor atención: El acceso a información sobre sus antecedentes médicos y su atención médica brinda a su proveedor de atención médica un panorama más completo de su estado de salud en general. Esto puede ayudar a su proveedor a tomar mejores decisiones sobre su atención. Es posible que la información también le evite tener que repetir pruebas y, de este modo, le permita ahorrar tiempo, dinero y preocupaciones.
  • Tratamiento de emergencia: En una emergencia, sus proveedores pueden verificar en forma inmediata si usted tiene alergias, problemas de salud, consultar resultados de exámenes, medicamentos o problemas anteriores, y esta información puede ser útil al momento de brindarle atención de emergencia.
  • Ayuda a proteger la privacidad y la seguridad de la información: Al compartir la información por vía electrónica a través de un sistema seguro, se reduce el riesgo de que sus registros en papel o enviados por fax se usen de manera incorrecta o se pierdan.

¿De qué manera el HIE ayuda a proteger su información médica y preserva su seguridad?

Privia ha asumido el compromiso de proteger la privacidad y la seguridad de su información sobre la salud, lo cual incluye compartir su información y acceder a esta a través del HIE.

  • Cada HIE y sus participantes deben proteger su información médica privada de conformidad con la HIPAA, como así también las leyes y reglamentaciones estatales aplicables.
  • La información compartida a través del HIE está encriptada, lo cual significa que solamente los usuarios autorizados pueden acceder a ella. Esto impide que piratas informáticos accedan a
    su información.
  • Cada persona que pueda acceder a su información debe contar con su propio nombre de usuario y contraseña, y debe recibir capacitación antes de poder acceder a su información.
  • El HIE registra cada vez que una persona accede a su información. A solicitud, el HIE puede hacer un seguimiento de quién tuvo acceso a su información y proporcionar un informe al Encargado de asuntos de privacidad de Privia.

¿En qué HIE participa Privia?
Privia participa en una serie de HIE, que incluyen, a modo de ejemplo, Surescripts, Commonwell, CareQuality también conocida como The Sequoia Project, ConnectVirginia y CRISP. (Nota: Esta lista se encuentra sujeta a cambios).

Al participar en el HIE, usted puede elegir entre diferentes opciones.

Privia reconoce que usted tiene determinados derechos vinculados con cómo compartimos su información. Tiene las siguientes opciones:

Opción 1: Decir sí. No es necesario tomar ninguna otra medida.

Si usted presta su consentimiento para que su información médica se comparta a través del HIE y tiene registrado un Formulario de autorización y consentimiento para el tratamiento que se encuentre vigente, no es necesario que haga nada. Al firmar el formulario, usted nos ha otorgado permiso para compartir su información sobre la salud con el HIE.

Opción 2: Decir “no, gracias”. Siga las instrucciones del Formulario de exclusión del HIE.

Reconocemos su derecho a optar por no participar en el HIE (también se hace referencia a esta posibilidad como “exclusión”). Si usted decide solicitar la exclusión del HIE, los proveedores de atención médica no podrán acceder a su información sobre la salud a través del HIE. Debe comprender que los proveedores aún podrán solicitar y recibir su información médica a través de otros proveedores utilizando otros métodos autorizados por ley, como el fax, el correo u otras comunicaciones electrónicas.
Si desea solicitar la exclusión y no participar en el HIE, siga el procedimiento correspondiente que se establece en el Formulario de solicitud de exclusión del HIE de Privia o comuníquese directamente con el HIE. Puede descargar e imprimir el formulario en su computadora o solicitar una copia en cualquier centro de atención de Privia. Lea detenidamente el Formulario de solicitud de exclusión y siga las instrucciones que aparecen en el formulario para excluirse del HIE.
Tenga en cuenta que su exclusión no afecta la información sobre la salud divulgada a través del HIE antes del momento en que usted solicitó ser excluido.

Opción 3: Puede cambiar de idea en cualquier momento.

Puede prestar su consentimiento hoy para que su información se comparta a través de un HIE, y luego cambiar de idea siguiendo las instrucciones del formulario de exclusión que se describen en la Opción 2.

Puede solicitar la exclusión del HIE hoy y luego cambiar de idea presentando un Formulario de rehabilitación de participación en el HIE de Privia o, en determinados casos, comunicándose directamente con el HIE. El formulario de rehabilitación se encuentra disponible para que usted pueda descargarlo e imprimirlo en su computadora, o bien puede solicitar una copia del formulario en cualquier centro de atención de Privia. Siga las instrucciones que aparecen en el formulario para solicitar volver a participar en el HIE.

Si tiene alguna pregunta sobre el HIE o para obtener más información, envíenos un mensaje de correo electrónico a Privacy@PriviaHealth.com o llame al Encargado de asuntos de privacidad de Privia al (571) 317-0679.

J. CAMBIOS EN ESTE AVISO

Privia se reserva el derecho de modificar este aviso en cualquier momento. Privia se reserva el derecho de poner en vigencia el aviso revisado o modificado para información médica que ya tengamos acerca de usted, como así también para cualquier información que recibamos en el futuro. Privia publicará el aviso vigente en los lugares de inscripción de Privia y en el sitio web http://www.priviahealth.com/aviso-de-privacidad-hipaa/.

K. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso o desea presentar una queja sobre asuntos de privacidad, comuníquese con:

Privacy Officer
950 N Glebe Rd, Suite 4000
Arlington, VA 22203
(571) 317-0679
compliance@priviahealth.com

Política financiera

¡Le damos la bienvenida a Privia Medical Group! Nos complace que nos haya elegido como su proveedor de atención médica. Nuestra misión es brindarle el más alto nivel de atención médica profesional con el máximo nivel de satisfacción del paciente. Para evitar malentendidos y garantizar el pago oportuno de los servicios, es importante que usted comprenda sus responsabilidades financieras con respecto a su atención médica.

Exigimos que todos los pacientes firmen nuestro Formulario de autorización y consentimiento para el tratamiento antes de recibir servicios médicos. Este formulario confirma que usted comprende que los servicios brindados son necesarios y apropiados, y le informa que usted deberá asumir la responsabilidad financiera por los servicios recibidos.

RESPONSABILIDAD DEL PACIENTE

Los pacientes o su representante legal tienen la responsabilidad última por todos los cargos correspondientes a servicios prestados. Esperamos que, al momento de su visita, pague todos los cargos que correspondan a esa visita, así como también cualquier saldo anterior. Algunos planes de seguro nos indican exactamente cuál es la cantidad que usted adeudará al momento de su visita; en ese caso, es posible que solicitemos que pague la totalidad de la parte que le corresponde al momento del ingreso o de la salida. Otros planes de seguro no brindan información inmediata sobre la responsabilidad del paciente; en ese caso, a usted se le pedirá que deje registrada una tarjeta de crédito para saldar su cuenta o que pague un depósito al momento del ingreso o de la salida.

Si deja registrada una tarjeta de crédito, cobraremos a su tarjeta el saldo adeudado cuando su compañía de seguros nos notifique su responsabilidad como paciente. Cuando usted realice un depósito, pagará una cantidad estimada correspondiente a la responsabilidad del paciente prevista; cuando su compañía de seguros nos notifique cuál es su responsabilidad como paciente, le enviaremos un resumen por el saldo adeudado o le otorgaremos un reembolso.

Si usted tiene cobertura para una visita de bienestar o un examen físico anual, pero necesita servicios adicionales, es posible que le facturemos esos servicios adicionales. Todos los servicios para pacientes que son menores se facturarán al padre/la madre que tiene la custodia o al tutor legal. Si usted demuestra que tiene una necesidad financiera y presenta la documentación requerida, es posible que pueda recibir asistencia financiera. Si adeuda un saldo elevado, es posible que pueda disponer de planes de pago.

TIPOS DE PAGOS

  1. Copagos. Las compañías de seguros exigen que cobremos su copago al momento de su visita. Si usted no está en condiciones de realizar su copago, puede reprogramar su cita.
  2. Deducibles. La mayoría de los planes de seguro exigen que usted pague una cantidad predeterminada (el “deducible”) antes de que el seguro cubra determinados cargos. Nuestra tecnología nos permite ver el deducible restante y ayudarle a comprender cuánto nos adeudará por su visita, para que podamos cobrar la cantidad adeudada al momento de su visita. En el caso de los pacientes nuevos que aún no hayan alcanzado su deducible, podemos cobrar hasta $125.00; en el caso de pacientes establecidos, podemos cobrar hasta $75.00. Este pago se aplicará a su visita. Cuando su seguro termine de procesar su reclamo del seguro de salud, es posible que usted deba pagar un monto adicional, según los términos de nuestro contrato con su aseguradora.
    NOTA: Si utiliza el proceso de tarjeta registrada, no será necesario que pague un depósito al momento de su visita.
  3. Co-seguro. Algunos planes de seguro exigen que usted pague un porcentaje determinado (por ejemplo, el 20%) del cargo permitido. Nuestra tecnología nos permite ver los detalles de su plan de seguro, lo cual incluye la cantidad de su co-seguro, y calcular el costo de desembolso previsto para usted. Si podemos determinar la cantidad, le pediremos que pague su co-seguro al momento de su visita.
  4. Pacientes sin seguro/que pagan sus propios servicios. Si usted no cuenta con un seguro o si los servicios prestados no se encuentran cubiertos por su seguro, deberá pagar por todos los servicios al momento de su visita. Hay dos opciones disponibles: 1) se otorgará un descuento por pago inmediato si paga el total adeudado al momento del servicio; o 2) podemos emitirle una factura si usted no paga al momento del servicio. Si la cantidad del cargo total no se encuentra disponible al momento de la salida, se le puede exigir el pago de un depósito que se aplicará a sus cargos. Si el depósito supera los cargos reales, se le otorgará un reembolso.
    NOTA: Si utiliza el proceso de tarjeta registrada, no será necesario que pague un depósito al momento de su visita.
    Las cantidades de los depósitos son:
    • Pacientes nuevos: cargo total o un depósito mínimo de $200.
    Pacientes establecidos: cargo total o un depósito mínimo de $150.
    Procedimientos: cargo total o un pago mínimo de $200.
  5. Fuera de la red. Trabajamos con la mayoría de los principales planes de seguro. Puede comunicarse con su compañía de seguros para confirmar si su proveedor pertenece a la red antes de programar su cita. Si no trabajamos con su plan de seguro, se le exigirá que pague por su visita al momento del servicio. Es posible que enviemos una factura de cortesía a su compañía de seguros. Si la cantidad del cargo total no se encuentra disponible al momento de la salida, es posible que se le exija el pago de un depósito conforme se indicó anteriormente.
  6. Servicios no cubiertos. Es su responsabilidad comunicarse con su plan de seguro a fin de determinar si un servicio en particular se encuentra cubierto. Si le brindamos servicios no cubiertos, usted deberá pagarlos al momento de la visita. Nuestro personal de facturación le ayudará a intentar resolver cualquier apelación.Si usted es un paciente de Medicare, le informaremos sobre cualquier servicio no cubierto antes de su tratamiento. Su proveedor analizará con usted las opciones disponibles, y documentará su decisión y la aceptación de la responsabilidad financiera usando el formulario CMS-R-131 (03/08), Notificación anticipada para beneficiarios (ABN, por sus siglas en inglés) de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS, por sus siglas en inglés).

SEGURO

Pedimos a todos los pacientes que proporcionen su tarjeta del seguro (si corresponde) y comprobante de identificación (como identificación con fotografía o licencia de conducir) en cada visita. Si usted no proporciona un comprobante de seguro vigente, es posible que se le facturen los servicios como paciente sin seguro (es decir, que paga sus propios servicios). Si usted presenta su(s) tarjeta(s) de seguro con posterioridad, es posible que le facturemos en forma retroactiva los servicios a su aseguradora según los requisitos del plan de seguro. Aceptamos la cesión de beneficios para muchas aseguradoras externas; por ese motivo, en la mayoría de los casos, presentaremos cargos por los servicios prestados a su aseguradora. Se espera que usted pague la cantidad total determinada por su seguro como responsabilidad del paciente. Nuestros cargos son solamente por servicios de médicos; es posible que usted reciba otras facturas de proveedores de servicios de laboratorio, radiología u otros proveedores relacionados con servicios de diagnóstico.

Usted es responsable de:

  • Saber si, para las visitas al consultorio, se requiere una referencia o autorización. (Si se requiere dicha referencia o autorización y usted no la tiene, es posible que se le facturen los servicios como paciente sin seguro).
  • Consulte a su plan de seguro para determinar si los exámenes solicitados (laboratorio, radiología, etc.) se encuentran cubiertos en virtud de su póliza de seguros. (Si usted opta por realizarse exámenes que no tienen cobertura, exigiremos el pago total al momento de su visita).
  • Consulte con su plan de seguro para revisar el programa de beneficios y si se aplica un copago o un deducible.
  • Presente las apelaciones necesarias ante su plan de seguro.
    Coordine los beneficios si tiene más de un plan de seguro. Es posible que deba comunicarse con su compañía de seguros a fin de aclarar cuál es el plan primario o para corregir cualquier cuestión demográfica o de otra índole.
  • Asista a las citas con toda la documentación necesaria.

Verificación del seguro. Procuraremos verificar su elegibilidad para el seguro dos (2) días hábiles antes de su visita. Si no podemos confirmar la cobertura activa del seguro, nos comunicaremos con usted en relación con su elegibilidad para el seguro. Si usted no puede presentar una forma alternativa de cobertura de seguro activa antes de la visita, se le exigirá que pague al momento de su visita o que reprograme su cita. Para citas en el mismo día, verificaremos la elegibilidad cuando se programe la cita.

Saldos pendientes. Después de su visita, le enviaremos un resumen si existe un saldo pendiente. Todos los saldos pendientes deben pagarse al recibir este resumen. Si usted regresa para una nueva visita y tiene un saldo pendiente, le pediremos que pague la nueva visita y el saldo pendiente. Sus saldos pendientes se pueden pagar de manera cómoda a través de nuestro portal para pacientes.

Generalmente enviamos resúmenes cada veintiocho (28) días, a partir del momento en que el saldo pasa a ser responsabilidad del paciente. Si tiene un saldo pendiente por más de noventa (90) días, es posible que sea derivado a una agencia de cobro externa y se le cobre un cargo por cobro de $25 o el monto permitido por la ley estatal aplicable, además del saldo adeudado. Por otra parte, si tiene cuentas vencidas impagas, podremos cancelar su inscripción como paciente, y es posible que no se le permita programar ningún otro servicio, salvo que se hayan celebrado acuerdos especiales.

LLEGADAS TARDE, CANCELACIONES E INASISTENCIAS

Llegadas tarde. Si usted llega tarde a una cita programada, es posible que se le pida que reprograme su cita o espere a que haya un horario de citas libre en el cronograma del día.

Cancelaciones. Si usted no puede cumplir con una cita programada, debe llamar con, al menos, un (1) día hábil de antelación. De lo contrario, podemos considerar que no ha asistido a la cita.

Inasistencia a las citas. Si no asiste a su cita, es posible que se le cobre un cargo de $50.00 por esta inasistencia, un cargo de $75.00 por no asistir a una cita de pediatría, un cargo de $100.00 por no asistir a un examen físico, o un cargo de $200 por no asistir a un procedimiento o a una cirugía. Este cargo deberá pagarse antes de reprogramar una cita. Este cargo no puede facturarse al seguro.

Conforme lo autorizan las leyes estatales, usted puede perder su categoría de paciente si registra tres (3) inasistencias en un período de un año (365 días).

PROCESO DE TARJETA REGISTRADA

Cuando usted se registra en un hotel o alquila un automóvil, se le exige que proporcione una tarjeta de crédito para cubrir el costo de cualquier cargo incidental o pagar su factura. Este proceso aporta un beneficio para usted y para el hotel o la compañía de alquiler, y hace que el proceso de salida sea más sencillo, más rápido y más eficiente.

En Privia, hemos implementado un proceso similar. Cuando se registre para su visita, se le solicitará que proporcione una tarjeta de crédito. Incorporaremos en nuestro sistema los datos de esa tarjeta. La información se conservará y protegerá hasta que su seguro pague su parte de los costos y nos notifique si usted adeuda alguna otra cantidad. En ese momento, le notificaremos que el saldo adeudado restante se cargará a su tarjeta de crédito a los cinco (5) días de la fecha del aviso. Puede llamar a nuestra oficina si tiene alguna pregunta sobre su saldo. Le enviaremos un recibo por este cargo.

El programa de tarjeta registrada (“Card-on-File”) simplifica el pago para usted y reduce la carga administrativa del consultorio de su proveedor. Esto reduce los trámites y, en última instancia, ayuda a reducir el costo de la atención médica. Podrá consultar sus resúmenes a través de su portal para pacientes, y nuestra línea de Asistencia al Cliente se encuentra disponible para responder cualquier pregunta sobre el saldo adeudado.

Si tiene alguna pregunta sobre el método de pago con tarjeta registrada, consúltenos.

¡Gracias por ayudarnos a mejorar nuestra atención!

Aviso de prácticas de privacidad de Privia
Vigente a partir de: Febrero de 2018